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OA系统

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摘要:办公自动化(OA)是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统。
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    选择OA的原因

      一:企业信息化管理是发展的必然

      企业随着社会的发展,进入当前的网络时代,信息化管理大大提高,传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要,人们需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

      二:企业规范化的管理是发展的需要

      传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生,管理成本、办公费用居高不下,不但给企业带来了严重的经济负担,而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中,不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理,给许多领导带来了繁重的工作压力。因此企业需要一套规范化的管理模式,让所有的工作不但能有条不紊,还能节省时间、成本并提高效率。

      三:提高办公效率和质量是企业的追求

      如何提高单位的办公效率已经成为企业一项重要而紧迫的任务,而传统的办公模式却成为制约工作效率提升的最大瓶颈,比如通信、印章、文件下发、批复、归档,繁多的会议等使办公人员陷入忙乱无效的工作中,无法快速提升办公效率和办公质量。

      四:远程申请、审批是企业无法解决的难题

      当前许多企业在各地或县区都有许多分支机构和下属部门,文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制,领导异地出差、开会同样会导致企业一些紧急、重要的文件得不到审批,可能会给企业带来巨大的损失

    解决企业内部问题

      建立信息发布的平台

      在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如:公告、论坛、规章制度、新闻,促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。

      实现工作流程的自动化

      这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

      实现知识管理的自动化

      传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识,这样就减少了很多培训环节。

      辅助办公

      像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

      实现协同办公

      就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。地域分布越来越广,移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

      随着信息化的加强,传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会,提高工作效率,加快企业内部信息沟通,领导作为快速,准确地决策,这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。

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